Ohjelmat kehittämässä yritystä

Uusissa ohjelmistohankinnoissa ei ehkä aina ymmärretä katsoa kokonaiskuvaa tarpeeksi (tai keskeisin asia unohtuu pitkässä juoksussa), millä tapaa hankita voisi vaikuttaa koko yrityksen toimintaan pidemmällä kaavalla ja miten eri sovellusten roolitus yrityksessä tapahtuu. Tärkein kysymys ohjelmistojen hankinnassa on niiden tuoma arvo yritykselle, joka voi olla haastavaa määrittää rahallisesti tai konkreettisesti. Yksi asia mikä voi jäädä helposti ottamatta huomioon on, että ohjelmiston hankinta parhaimmillaan opettaa ja tehostaa yrityksen toimintaa, laittamalla sitä uusiksi:

Jos ohjelmistot nähdään asioina, jotka tehostavat ja ovat osa yrityksen prosessia, niin arvo on helpompi määrittää säästetyssä ajassa ja hallitussa työnkierrossa: tiettyjen toimintojen tekeminen nopeutuu ja tiedonhallinta yksinkertaistuu, mikä puolestaan säästää sen käsittelemiseltä aikaa. Ohjelmistohankinnan aikana kannattaakin kyseenalaistaa yrityksen nykyiset tavat toimia ja miettiä, miten käyttöönotto voisi viedä toimintaa parempaan ja helpompaan suuntaan.

Keskeistä ohjelmistohankinnassa on muistaa yksinkertaiset kysymykset:

Kenelle ohjelmisto tulee käyttöön?
Ketkä keskeisesti hyötyvät ohjelmiston käyttämisestä? Mitä laajempi tämä ryhmä on, sitä luultavammin isompi hyöty yritykselle. Muistakaa myös sisällyttää nämä ihmiset hankintaan mukaan, jotta tiedätte mitä he tarvitsevat!

Mitä yrityksen toimintoa ja miten se helpottaa?
Keskeiset prosessit, mille haetaan ajansäästöä tai tehostamista. Missä meidän pullonkaulat ovat? Selkeä roolijako kannattaa tehdä useamman ohjelmiston välillä päällekkäisyyksien välttämiseksi, jotta prosessi pysyy selkeänä.

Mahdollisuudet?
Onko ohjelmisto tarpeeksi laaja tukemaan tulevaisuuden kehityksiä? Voiko sen ottaa laajemmallekin määrälle erilaisia käyttäjiä käyttöön tarvittaessa ja isommalle osa-alueelle yritystä?

Vaikka kysymykset tuntuvat itsestään selvyydeltä, olen ainakin oman kokemukseni mukaan yllättynyt, kuinka monta kertaa nämä kysymykset pitää toistaa loppujen lopuksi kehityksen tai hankinnan aikana, ennen kuin ne oikeasti iskostuvat, jolloin niistä saadaan potentiaali irti paremmin. Tällä tapaa ohjelmien takaisinmaksuaika sekä toimitus ovatkin yhtäkkiä huomattavasti lyhyempiä ja hyöty näkyy nopeammin ja tehokkaammin yrityksen arjessa.

Vertex Systems pyrkii olemaan asiakasta lähellä, maksimoimaan tuotteistamme ja palveluista saadun hyödyn sekä nopean ja ketterän toimituksen. Myynnissä haluamme alusta asti tarjota toiminnalle arvoa, emme vain työkaluja.