Autotallin siivousta

No nyt ainakin auto jo mahtuu ja jotain remonttiakin on kivempi tehdä kun saan vielä uudet valot ja kunnollisen lattiapinnoitteen. Mutta sehän maksaa! Lähes tyydyttävällä valaistuksellakin on tähän asti pärjännyt. Kannattaako siis puuhaan ryhtyä?

Työtapaan tottuu. Oli tapa sitten hyvä tai huono. Jokaisessa yrityksessä on aina joku systeemi, millä hommat hoidetaan. Ja tämä systeemihän toimii – pakostikin – jos ei toimisi, ei olisi liiketoimintaakaan. Ihminen on sellainen, että tykästyy siihen mitä paljon näkee ja kokee. Yleensä koetaan, että muutos on riski, vaikka se on myös mahdollisuus. Voi olla, että vuosien kuluessa yrityksen toimintatapoihin on kertynyt roinaa, mistä kannattaa hankkiutua eroon. Joskus kannattaa kyseenalaistaa vanha ja uskaltaa unelmoida: mikä olisi optimaalinen tapa toimia.

Toteutuksesta
Usein kysytään, mitä hyötyä on tuotetiedon hallinnan järjestelmästä. Kannattaako sellaiseen investoida? Jos ajatellaan vain kustannuksia, ei oikeastaan koskaan kannata investoida mihinkään. Jos lähdetään luettelemaan PLM-järjestelmän ominaisuuksia, joista voisi olla hyötyä ohjelmaa hankkivalle yritykselle, lista on tuskastuttavan pitkä. On varaosakirjat, on työnkierrot, on oikeuksien hallinnat, on muutostenhallinta. Näihin hyötyihin ohjelman toimittaja on liian tottunut ja nämä ovat ohjelmaa hankkivalle yritykselle liian vieraita käsitteitä. Mikä siis neuvoksi?

Pitkän ominaisuusluettelon sijaan haluaisin painottaa sitä, että yrityksen toimintatavat tulisi ottaa kriittiseen tarkasteluun. Yleensä tässä auttaa parhaiten joku konkari, jolla on kertynyt rutkasti kokemusta muista vastaavanlaisista käyttöönotoista. Talon ulkopuolelta tulevalla henkilöllä yrityksen liiketoiminnan historian painolasti ei paina lainkaan ja uusien toimintatapojen löytäminen yhdessä voi olla helpompaa. Lähtökohta tulisi aina olla yrityksen oma liiketoiminta, sen kipupisteet ja tavoitteet.

Tekemisellä on yleensä jonkinlainen suunta. Se ei voi olla tuotannosta suunnitteluun, joskin tuotannon palautetta kannattaa aina kuunnella. Nimikkeet, mallit, piirustukset ja tuoterakenteet syntyvät suunnittelussa ja tuotekehityksessä. Tekemisen – prosessien – suunta on luontevimmillaan suunnittelujärjestelmästä tuotannon suuntaan eli PLM-järjestelmästä ERP-järjestelmään. Nimenomaan näin päin! Kun saadaan nimikkeistö Flow-järjestelmän hallintaan, saadaan samalla myös työkalu hallita datan siirtoa ERP-järjestelmään.

Laadusta

Eräässä tutkimuksessa ohjelman hyvyyttä mitattiin kolmella akselilla: Järjestelmän laatu, informaation laatu ja käyttö. Käyttökokemus vaikuttaa käyttäjän tyytyväisyyteen ja välillisesti itse organisaatioon.

Järjestelmän laatuun vaikuttaa kokemus. Olemme Vertexillä kehittäneet nykyista Flow-järjestelmää jo peräti kaksikymmentä vuotta yhteistyössä asiakkaidemme kanssa. Melkein yhtä tärkeää on, miten käyttöönotto tehdään, jotta järjestelmän hyödyt saadaan kotiutettua. Vertexillä on siis 20 vuoden kokemus myös tuotetiedonhallinnan projekteista ja uskallan väittää, että me tiedämme miten projekti pitää viedä läpi.

Informaation laatu PLM-järjestelmässä tarkoittaa sitä, missä kunnossa nimikkeistön data on – kuinka luotettavaa se on, onko duplikaatteja? Onko data vain yhdessä paikassa vai pitääkö tarkistaa monesta järjestelmästä ilman että kuitenkaan voit olla varma minkä järjestelmän tiedot luotettavasti kertovat nimikkeen tilan. Olisiko siinä siivouksen paikka? Kuinkahan isosta urakasta olisi kyse? Tässä kohden en voi luvata kuin tuskaa. Toisaalta näissä hommissa tuskan määrä on vakio – kyse on siitä, että tehdään valinta kertavihlaisun ja ainaisen rutinan välillä. Työn määrä saattaa pelottaa, mutta kaikki asiakkaat ovat prosessin läpi kunnialla rämpineet. Lopputulos on, että tiedetään, missä nimikedata sijaitsee ja ennen kaikkea dataan voidaan luottaa. Se palkitsee!

Tutkimuksen termi “käyttö” tarkoittaa PLM-järjestelmässä yhtäältä helppokäyttöisyyttä käyttäjän näkökulmasta ja toisaalta järjestelmän helppoa laajennettavuutta. Kun tietoa on paljon, se pitää voida löytää sujuvasti. Tämä onnistuu, kun tiedot on tallennettu harkiten liittäen ne oikeaan asiayhteyteen, jonka kautta löydetään aina mitä ollaan hakemassa. Tästä on aika helppo keksiä esimerkki: Jälkimarkkinointi löytää etsimänsä tiedon kun lähtee liikkeelle asiakkaasta – yleensä asiakas osaa kertoa oman nimensä kun hänelle soittaa. Tämän perusteella löydetään asiakkaan tiedot järjestelmästä. Asiakkaan kortilta löytyy projekti, jonka asiakas on ostanut ja projektin kortilta löytyy nimike ja sieltä nimikerakenne ja se kiinnitin, joka pitää vaihtaa. Sitä paitsi järjestelmästä voidaan helposti selvittää, onko muita asiakkaita, joille tulisi tiedottaa kiinnittimen vaihtotarpeesta.

Hyödystä

PLM-järjestelmän hyödyt konkretisoituvat järjestelmän käytön myötä. Tyypillisiä tavoitteita on saada selkeä tallennuspaikka hajallaan olevalle tuotetiedolle ja hiljaiselle tiedolle. Joillakin yrityksillä on toimintaa usealla eri paikkakunnalla ja kaikki tieto ja kaikki käyttäjät pitäisi saada yhden järjestelmän piiriin. Jo kliseeksi muodostunut toteamus, “elämme globaalissa maailmassa”, on vaan niin totta ja kaipaa aina vaan kipeämmin yhtä järjestelmää, johon kaikki yksiköt tallentavat tietonsa – myyntiprojektit, nimikkeet, rakenteet, muutokset, jne. Hyvä ratkaisu on melkein aina radikaali ja tuottaa arvoa investoinnille. Pikavoittoja tässä ei ole – tuotto kuitenkin tulee kunhan pidetään huolta siitä, että ohjelman käytöstä ei lipsuta.

Näin jälkikäteen mietittynä kannattiko ryhtyä autotallin siivousprojektiin? Siinähän oli kova homma ja kustannuksiakin tuli enemmän kuin kuvittelin. Vastaus on: KYLLÄ!! On se nyt niin hieno ja on ilo tehdä taas töitä kun kaikki on järjestyksessä. Taidan asentaa sinne vielä taulu-TV:n…