Vuosien osaamista siirtämässä

Vertexillä osa henkilöstöstä on viihtynyt pitkään ja eläköitymisiä tapahtuu tulevina vuosina yhä enemmän. On ilahduttavaa, että talo on tarjonnut pitkäaikaisille Vertexläisille monipuolisia tehtäviä ja projekteja, joissa kasvattaa omaa osaamistaan. Pitkät työurat kertovat myös mukavasta työporukasta, jonka kanssa viihdytään.

Eläköitymisten kasvava määrä haastaa ja on pakottanut meidät miettimään, miten vuosien osaamista siirretään nuoremmille sukupolville. Lanseerasimme alkuvuodesta osaamisen siirtoprosessin, jossa mentorointi-tyyppisesti siirretään systemaattisesti osaamista eläköityvältä hänen töitään jatkavalle. Prosessiin kuuluu viikottaiset tapaamiset eläköityvän ja jatkajan välillä. Tapaamisten lisäksi työtä tehdään paljon yhdessä muutenkin ja tieto siirtyy myös näissä tilanteissa. Parin kuukauden välein tilanne tsekataan porukalla, jossa on mukana esimies ja HR. Näillä tsekkipisteillä varmistetaan, että asiat etenevät oikeaan suuntaan. 

Haastattelin Jorma Sallia ja Topi Törhöstä, jotka lähtivät osaamisen siirtoprosessiin alkuvuonna. Jorma on tullut Vertexille 30 vuotta sitten ja osaamista löytyy roppakaupalla. Jorma on tehnyt Vertexillä myyjän ja asiakaspalvelupäällikön tehtäviä ennen siirtymistään nykyiseen ED/HD-tuotteen tuotepäällikön rooliin.  Jorman manttelin perijäksi valittu Topi on ollut meillä neljä vuotta. Hän tuli tekemään Vertexille alunperin diplomityötä ja jatkoi valmistuttuaan projekti-insinöörin roolissa.

Tapasimme ensimmäisen kerran porukalla osaamisen siirtoon liittyen helmikuun loppupuolella. Fiilikset ensimmäisessä tapaamisessa olivat epäuskoiset ja hämmentyneetkin. Jorma kuvaa näin jälkikäteen ensimmäisen tapaamisen tuntemuksiaan hölmistyneiksi. Tuntui erikoiselta, että prosessi oli tosiaan alkamassa ja pitäisi lähteä miettimään, miten tietoa siirretään tehokkaimmin. Jormalla oli alusta alkaen vahva viesti Topille, sillä hän kannusti Topia tekemään roolista rohkeasti omannäköisensä. Topi muistelee, että aloituspalaverissa ajatus Jorman jättämästä aukosta tuntui todella suurelta, sillä hänellä on niin valtavan pitkä Vertex-ura takanaan. Aluksi tuntui, että asiaa on vaikka kuinka paljon, eikä oikein edes tiennyt mistä lähteä kaikkea purkamaan.

Alkuun Topi ja Jorma listasivat kaikki mieleen tulevat siirrettävät asiat intranettiimme omalle sivustolleen. Kyseiseltä listalta on ollut helppo seurata miten osaamisen siirto on edennyt. Keväällä kaksikko tapasi joka toinen viikko ja nyt syksyllä joka viikko. Yhteistyötä on ollut varsinaisten mentorointitapaamisten välillä paljon, ja asioita on läpikäyty sitä mukaa kun konkreettisia casejä on tullut esiin. Päivittäisestä yhteistyöstä huolimatta pysähtyminen kerta viikkoon on ollut tarpeellista.

Molemmat herrat nostavat suurimmaksi haasteeksi sen, että monet asiat ovat todella mutkikkaita, sidoksissa useaan paikkaan ja pinnan alla olevia asioita on paljon. Esimerkiksi joistain asetustiedostojen vaikutuksista on vaikea päästä selville ilman, että toinen selittää taustoja. Kevään etätyöt haastoivat myös hieman, ja nyt syksyllä kaksikko onkin pyrkinyt tapaamaan kasvokkain. Asioihin perehtymistä on helpottanut se, että Topilla oli tietämystä asioista jo jonkin verran ennen kuin prosessi alkoi. Lisäksi samoihin aikoihin osaamisen siirtoprosessin kanssa otettiin Service Desk eli asiakkaille tarjottava sähköinen tukipalvelu käyttöön. Työkalu on tukenut Topin perehtymistä paljon.

Osaamisen siirto alkaa olla loppusuoralla ja oppeja on tullut myös itse prosessista. Kumpikin pohtii sitä, että prosessin olisi voinut aloittaa ehkä aiemmin ja vauhdikkaammin. Toisaalta Topi kertoo hyväksyneensä prosessin aikana ajatuksen siitä, että kaikkea ei vaan ehdi käydä läpi. Onneksi Jorman eläköitymisen jälkeenkin Topilla on osaava tiimi ympärillään, jonka kanssa yhdessä ratkoen asiat saadaan hoidettua. 

Toivotamme Jormalle hyviä eläkepäiviä, kun ne koittavat ja Topille onnea uudessa roolissaan!