Rakkaalla lapsella ei ole montaa nimikettä

Konepajoissa tai muissa valmistavan teollisuuden yrityksissä liikkuu valtava määrä dataa eri nimikkeisiin liittyen. Tiedonhallinnan asiantuntija Anna Räty vastaa Molok Oy:n tuotetiedon hallintajärjestelmästä (Product data management, PDM) ja kahdesta muusta järjestelmästä. Hänellä on tuore näkemys siitä, miten PDM:ää voi hyödyntää nimikkeiden hallinnassa.

– Nimikkeitä eli tuotteita, niiden osia ja dokumentteja tarvitaan niin suunnittelussa, tuotannossa, hankinnassa kuin myynnissäkin. Tuhannet nimikkeet pysyvät hallinnassa ja vältytään sekä päällekkäiseltä työltä että virheiltä, kun ajantasainen tieto löytyy yhdestä paikasta, Räty kiteyttää PDM-järjestelmän edut.

Esimerkkinä Räty mainitsee jätesäiliön kannen nimeämisen ja tietojen syöttämisen. Järjestelmä luo yksilöivän tunnisteen, jonka lisäksi nimikkeestä kirjoitetaan sanallinen kuvaus tekstikenttään. Nimike myös luokitellaan ja nimikkeelle annetaan tarvittavat tiedot. Tietoa myös rikastetaan asiakaskohtaisesti attribuuteilla. Molok Oy:llä yksi attribuutti on väritieto, jonka voi valita pudotusvalikosta. Attribuutit helpottavat myös tiedon hakua raportoinnissa.

 – Nimeäminen ja tietojen syöttäminen on systemaattista, koska järjestelmä ohjaa toimintaa. Näin vältämme muun muassa tuplanimikkeet ja tiedon monimuotoisuuden eli sen, että samoja asioita olisi ilmaistu eri tavoilla.

Tieto pysyy yhtenäisenä järjestelmästä toiseen

Ennen PDM-järjestelmän käyttöönottoa nimikkeet luotiin toiminnanohjausjärjestelmään eli ERPiin.

– Esitystavasta pystyi melkein arvaamaan, kuka tiedon oli luonut. Tiedon monimuotoisuus vaikeutti sen löytämistä, varsinkin kun tallennuspaikat vaihtelivat tekijän mukaan. Tiedon etsiminen ja oikean revisioversion selvittäminen saattoi viedä aikaa.

Rädyn mukaan joissakin organisaatioissa tuplanimikkeet ovat olleet ongelma. Kun samaa tavaraa on kahdella eri nimikkeellä, saatetaan varastotilanteesta tai kulutusdatasta saada virheellistä tietoa.

Ylimääräistä työtä on myös suunnittelutiedon jäljentäminen suunnitteluohjelmista toiminnanohjausjärjestelmään. Suunnittelussa syntyy suunnitteludataa, malleja ja piirustuksia, jotka Molok Oy:ssäkin olivat aiemmin täysin omassa järjestelmässään. Nimikemaster, eli nimikkeiden luonti ja hallinnointi taas tapahtui ERPissä, eivätkä näiden eri järjestelmien tiedot aina vastanneet toisiaan.

Toiminta tehostui huomattavasti, kun nimikkeiden tiedot eli masterdata siirrettiin omaan PDM-järjestelmään, joka integroitiin ERP-järjestelmään.

 – Nyt tietoa on helppo jakaa ja se on aina ajan tasalla. Tieto luodaan siinä järjestelmässä missä se on luontevinta. Esimerkiksi ERPissä nimikkeelle lisätään varastot ja muuta tuotannonohjaukseen liittyvää. Mitään tietoa ei enää jäljennetä kahteen kertaan. Se on nopeuttanut ja selkeyttänyt toimintaa.

Tiedon harmonisointi luo laadukasta dataa

– PDM-järjestelmään siirryttäessä on tärkeää harmonisoida masterdata eli käydä läpi ja yhdenmukaistaa aiemmin luodut nimiketiedot, jotta vanhan systeemin heikkoudet eivät siirry uuteen. Sama pätee, jos PDM integroidaan ERPiin.

Molokilla nimikkeitä voi perustaa vain joko tuotesuunnittelu tai tuotehallinta. Käytettävä järjestelmä ohjaa nimeämistä ja prosessiin on luotu selkeät tarkistusmenetelmät ja vastuut, joiden avulla nimeämiskäytännöt pysyvät yhtenäisinä ja data laadukkaana.

– Siirtyminen PDM-järjestelmään todella kannattaa. Järjestelmä on parantanut tiedon saatavuutta ja laatua ja siten vähentänyt turhaa työtä ja virheitä, Räty toteaa.

Jos kiinnostuit aiheesta, ota yhteyttä niin jutellaan aiheesta! Minulla on yli 15 vuoden kokemus tuotetiedon hallinnasta ja käyttöönottoprojektien läpiviennistä. Mietitään yhdessä miten teidän yrityksenne hyötyisi tehokkaasta tuotetiedon hallinnasta. 

Jussi Saikkonen
Vertex-asiantuntija
0400 229 119
etunimi.sukunimi@vertex.fi