Työkierrot hallintaan Vertex Flow’lla
Varmista tiedon oikeellisuus, automatisoi hyväksyntämenettelyt ja kytke suunnittelu saumattomasti tuotantoon.
Mitä Vertex Flow’n työkierto tarkoittaa?
Vertex Flow’ssa työkierto (workflow) on keskeinen työkalu yrityksen toimintaprosessien digitalisoimiseksi ja laadunvarmistukseksi. Työkierron avulla määritetään, miten dokumentit, nimikkeet ja 3D-mallit etenevät ideasta ja suunnittelusta aina valmiiksi, tuotantokelpoiseksi tuotteeksi.
Työkierto koostuu kahdesta pääkäsitteestä: tilasta ja tilamallista.
-
Tila kertoo suoraan objektin valmiusasteen. Kun aloitat uuden suunnitelman tai dokumentin tekemisen, se on automaattisesti Luonnos-tilassa. Kun työ etenee, sen tila muuttuu prosessin mukaan esimerkiksi muotoon Valmis, Tarkastettu tai Hyväksytty. Vanhentuneet tiedot siirretään puolestaan Käytöstä poistettu– tai Vanhentunut-tilaan.
-
Tilamalli (eli itse työkierto) on säännöstö, joka määrittää, mitkä tilasiirtymät ovat mahdollisia ja kuka niitä saa tehdä. Järjestelmässä voidaan määrittää eri tilamallit eri objektityypeille – esimerkiksi nimikkeet ja tekniset piirustukset voivat seurata tiukempaa hyväksyntäketjua kuin yleiset yritysdokumentit.
Miksi työkiertoa käytetään?
Työkierron ensisijainen tehtävä on poistaa inhimilliset virheet ja helpottaa laadunvalvontaa (kuten ISO 9001:2015 -standardin vaatimuksia). Kun dokumentti tai nimike on kerran siirretty Hyväksytty-tilaan, järjestelmä estää sen tahattoman ylikirjoittamisen tai muuttamisen. Jos tietoa pitää myöhemmin muuttaa, siitä on tehtävä hallitusti uusi revisio.
Tämä takaa sen, että osto, tuotanto ja alihankkijat näkevät ja käyttävät aina varmasti tuotteen uusinta ja oikeaa versiota. Työkiertoon voidaan myös liittää automaattisia toimintoja: esimerkiksi tiedon siirtyminen toiminnanohjausjärjestelmään, PDF-käännösten luonti, vesileimojen lisäys tai automaattinen sähköposti-ilmoitus tarkastajalle käynnistyy heti, kun tila vaihtuu.
UKK - Vertex Flow työkierto
1. Mikä on työkierron ja ”tilamallin” käytännön hyöty suunnittelijalle?
Työkierto ja sen takana oleva tilamalli varmistavat, että tiedät aina, missä vaiheessa suunnitelmasi tai tuotteesi menee. Kun luot jotain uutta, se on automaattisesti Luonnos-tilassa, jolloin voit vapaasti muokata sitä. Kun siirrät sen eteenpäin (esim. Valmis tai Tarkastettavaksi), järjestelmä huolehtii siitä, että oikeat henkilöt saavat tiedon ja pääsevät tarkastamaan työsi ilman, että sinun täytyy erikseen lähetellä sähköposteja tai tiedostoja.
2. Voiko kuka tahansa muuttaa tuotteen tai dokumentin tilaa Flow'ssa?
Ei voi. Vertex Flow’ssa voidaan tarkasti määrittää käyttäjäryhmät, joilla on oikeus tehdä tiettyjä tilasiirtymiä. Esimerkiksi tavallinen käyttäjä voi merkitä suunnitelman valmiiksi, mutta vain tarkastajaksi tai suunnittelupäälliköksi määritetty henkilö tai ryhmä voi siirtää sen virallisesti Hyväksytty-tilaan. Jos oikeuksia ei erikseen rajoiteta, tilansiirron voi tehdä kuka tahansa, jolla on muokkausoikeus kyseiseen objektiin.
3. Voiko saman tilamallin tai työkierron laittaa koskemaan kaikkea yrityksen dataa?
Kyllä, usein esimerkiksi nimikkeet, 3D-mallit ja piirustukset noudattavat yrityksissä samaa perustilamallia. Vertex Flow tarjoaa kuitenkin täyden joustavuuden: eri objektityypeille voidaan määrittää täysin omat työkiertonsa. Jos yrityksessä esimerkiksi käsitellään paljon yleisiä dokumentteja (kuten sopimuksia tai ohjeita), niille kannattaa usein luoda oma, kevyempi työkiertonsa kuin teknisille valmistuspiirustuksille.
4. Pitääkö minun hyväksyä jokainen piirustus ja dokumentti yksitellen?
Ei tarvitse. Jos sinulla on hyväksyttävänä suuri määrä dokumentteja tai piirustuksia kerralla, voit käyttää Flow’n Keräilykori-toimintoa. Lisäät vain haluamasi kohteet koriin ja vaihdat massana kaikkien korissa olevien tuotteiden tilan kerralla (esim. Luonnos $\rightarrow$ Hyväksytty).
5. Voiko hyväksyttyä dokumenttia tai nimikettä enää muokata?
Tietyissä työkierron vaiheissa – yleensä silloin, kun tuote on lukittu tai hyväksytty – suora ylikirjoittaminen on estetty. Tämä tekee tiedosta luotettavaa. Jos tuotteeseen tai kuvaan täytyy tehdä muutoksia hyväksynnän jälkeen, siitä on tehtävä uusi revisio. Näin vanha hyväksytty versio jää talteen historiaan ja uutta muutosta aletaan työstää omassa luonnoksessaan.
6. Miten tuotanto tai osto saa tiedon siitä, että uusi nimike on hyväksytty?
Vertex Flow’n työkierroissa käytetään automaattisia ilmoituksia. Kun nimikkeen tai dokumentin tila muuttuu, järjestelmä voi lähettää automaattisesti sähköpostin määritetylle käyttäjäryhmälle tai yksittäiselle vastuuhenkilölle valmiilla viestipohjalla. Lisäksi Flow voidaan integroida yrityksen ERP-järjestelmään, jolloin tieto siirtyy automaattisesti tuotannonohjaukseen heti, kun oikea tila saavutetaan.
“Kahden tuotantoon vaikuttavan tärkeän järjestelmän, SAPin ja Vertex Flow’n, samanaikainen käyttöönotto saattaa kuulostaa uhkarohkealta. Järjestelmien yhtäaikainen vaihtaminen toi kuitenkin monia etuja. – Saimme järjestelmien roolit selvitettyä ja määriteltyä tarkasti. Liittymien määrittely oli helppoa, kun molemmat päät olivat auki.”