Ota kallisarvoinen tuotetieto hallintaan

Tuotetieto koostuu esimerkiksi nimikkeistä, malleista, piirustuksista, osaluetteloista, erilaisista listoista, käyttöohjeista ja vaikkapa myynnin tai markkinoinnin esitteistä. Tuotetietoa tarvitsevat niin suunnittelijat, alihankkijat, tuotanto, hankinta kuin myyntikin. Jo muutaman kymmenen nimikkeen hallinta on vaativaa sadoista tuhansista nimikkeistä puhumattakaan.

”Jos tuotetieto ei ole hallinnassa tietoa tallentaessa ja jakaessa, virheen mahdollisuus kasvaa, varsinkin kun tuotteesta tai komponentista tehdään vielä eri revisioita. Kun ajantasainen tieto on kaikkien tarvitsevien käytössä, säästytään monelta harmilta”, Vertexin mekaniikkatoimialan projektipäällikkö Jussi Saikkonen toteaa.

Tuotetiedon hallintajärjestelmistä käytetään lyhenteitä PDM (Product Data Management) ja PLM (Product Lifecycle Management). Parhaimmillaan valmistavan teollisuuden tuotetiedon hallinnassa käytettävä järjestelmä toimii yhteen niin suunnittelun CAD-ohjelmistojen, tuotannonohjausjärjestelmän, asiakashallinnan työkalujen kuin aivan tavallisen toimisto-ohjelmistonkin kanssa.

Nimikkeet ovat aina ajan tasalla ja metadata kunnossa

Samassa paikassa sijaitsevia tuotetietoja on helppo hakea, täydentää ja jakaa. Tämä kaikki palvelee tuotteen koko elinkaarta aina myynnin ensivinkistä suunnitteluun, tuotantoon, myyntiin, markkinointiin ja jälkimarkkinointiin saakka. Huolimatta siitä, missä ja milloin dokumenttia tarkastellaan, dokumentista on aina viimeisin versio käytössä, jolloin turhan työn määrä vähenee.

”Tuotetiedonhallintajärjestelmän eri tilamallit tukevat toimintaa. Luonnostilassa suunnitteludokumenttia voi vielä muokata. Käyttöoikeuden voi jakaa tarvittavassa laajuudessa, jolloin dokumentin tarkastelu tai työstö onnistuu niin kotitoimistolta kuin vaikka toiselta puolelta maailmaa, kun käytetään hajautettua suunnittelua tai alihankintaa. Sekaannuksilta ja useammalta versiolta vältytään, kun kaikki muokkaavat samaa asiakirjaa kopioiden sijaan”, Jussi täsmentää.

Juuri ajantasaisuus on yksi tuotetiedon hallintajärjestelmän valteista. Tietokoneiden uumenista, sähköposteista tai taulukko-ohjelmista ihmisaivoilla kaivettu data on varsin herkkää virheille. Sitä paitsi ihmisaivot ovat aivan liian kallisarvoinen ja haavoittuvainen aparaatti tiedonhallintaan. Sama asia voidaan hoitaa automatisoidulla järjestelmällä kallista työaikaa ja aivokapasiteettia säästäen.

”Taulukko-ohjelmassa ja kiintolevyillä makaavan tiedon hallinta saattaa romahtaa, kun hiljainen tieto häviää esimerkiksi Matin tai Maijan jäädessä eläkkeelle. Pätevän suunnittelijan tai hyvän myyjän työajan voi käyttää paremminkin kuin viimeisimpien dokumenttien etsintään.”

Kuva: Tuotetiedon hallintajärjestelmä auttaa kaikkia sidosryhmiä. Ajantasaisen tieto on helposti jokaisen saatavilla.

Tuotetiedon hallintajärjestelmä säästää kalliilta virheiltä   

Tyypillisesti virhe voi tapahtua silloin, kun tuote siirtyy suunnittelusta tuotantoon. Jos valmistukseen päätyy vanha tai keskeneräinen versio, voivat seuraukset olla toimituksen kannalta merkittävät.

”Pelkästään virheellisen ja ehkä sen vuoksi täysin tarpeettoman osan valmistus on hukkaan heitettyä rahaa. Tämän päälle voivat tulla vielä viivästykset ja sopimussakot sekä särö asiakkaan luottamukseen.”

Samankaltaisia kömmähdyksiä tai työajan tärväämistä voi tulla myös jälkimarkkinoinnissa, jos esimerkiksi toimitusrakenne ei ole selvä ja varaosan selvittely sitoo resursseja. Jussin mukaan on tyypillistä, että jos tarvittavaa nimikettä, dokumenttia tai valmistusohjetta ei löydy, tehdään uusi. Se taas on omiaan sekoittamaan ja monimutkaistamaan hyvääkin tuotekirjastoa. Tuotetiedonhallintajärjestelmässä päällekkäisyyksiä ehkäistään hakutyökaluilla ja hyödyntämällä esimerkiksi sanakirjaa uusia objekteja nimettäessä.

”Nimeämisestä saadaan johdonmukaista, kun järjestelmä ohjaa toimintaa. Näin voidaan hallita myös kielikäännöksiä, jotta kuvaukset eivät riipu siitä, kuka on asialla. Järjestelmästä tieto siirtyy yhdenmukaisena muihinkin järjestelmiin, kuten ERP:iin, ilman turhaa manuaalista siirtelyä. Samalla virheiden mahdollisuus pienenee jälleen.”

Tuotetiedon hallintajärjestelmä nostaa kannattavuutta  

Jussi tietää, että tuotehallinta voi nostaa kannattavuutta tuotteen elinkaaren eri vaiheissa. Esimerkiksi hän nostaa tuotteen valmistuksen suunnittelusta varaosamyyntiin saakka. Asiakkaiden toiveet ja palaute voidaan kirjata tuotekehityksen tueksi järjestelmään. Myyjä taas saa tarvitsemansa tiedot järjestelmästä niin myyntitilanteessa kuin jälkimarkkinoinnissakin.

Myyjän ei tarvitse muistaa tai varmistaa jokaista yksityiskohtaa, kun konfiguraattoriin on esimerkiksi syötetty, millaisia varusteita tuotteeseen saa, ja mitkä valinnat sulkevat pois toisia valintoja.

”Myöhemmin, kun asiakas tarvitsee tuotteeseensa varaosan, on kaikki toimituksen yhteydessä koottu data helposti saatavilla. Varaosatieto löytyy järjestelmästä nopeasti ilman aikaa vieviä selvittelyjä”, Jussi avaa järjestelmän etuja tuotteen koko elinkaarelle.

Jos kiinnostuit aiheesta, ota yhteyttä niin jutellaan lisää! Minulla on yli 15 vuoden kokemus tuotetiedon hallinnasta ja käyttöönottoprojektien läpiviennistä. Mietitään yhdessä miten teidän yrityksenne hyötyisi tehokkaasta tuotetiedon hallinnasta. 

Jussi Saikkonen
Vertex-asiantuntija
0400-229119
jussi.saikkonen@vertex.fi