Vertex Flow vastaa Talart Oy:n tiedonhallinnasta ja auttaa organisoimaan yrityksen toimintaa

Suomalaisella pyörätuolivalmistajalla Talart Oy:llä oli tarve organisoida toimintaansa, laittaa tuotetietonsa järjestykseen ja selkeyttää tietojen jakamista alihankkijoille. Vertex Flow’n avulla tiedonhallinnan pulmiin saatiin ratkaisu ja yrityksen toimintatavat yhtenäistyivät.

Haasteita revisionhallinnassa ja muutosten jäljitettävyydessä

Talart Oy:n toiminnan ytimessä on tuotteiden räätälöiminen jokaiselle asiakkaalle. Suunnitteluun käytetään Vertex G4 -ohjelmistoa. Toimitusjohtaja Topi Tala kertoo, että Talart Oy on pieni yritys, jossa tehdään jatkuvaa kehitystyötä. Tuotetietoa syntyy runsaasti. Tiedonhallintaan ei alun perin ollut käytössä omaa järjestelmää, joten esimerkiksi vanhoihin toimituksiin palaaminen oli hankalaa: tiedon etsintä perustui papereiden selaamiseen ja muistelemiseen.

Talart Oy:llä kaivattiin tietojen sujuvampaa järjestelyä ja muutosten parempaa jäljitettävyyttä. Tehtävää hoitamaan päätettiin hankkia Vertex Flow. Suurin motivaatio Flow’n hankkimisen taustalla oli se, että työntekijät ja alihankkijat täytyi saada ajan tasalle viimeisimmistä revisioista eli uusimmista tiedoista.

Flow hankittiin alun perin alihankinnan takia. Meillä oli malleja, joita ei välttämättä päivitetty, tai sitten kahdelle eri revisiolle saattoi esimerkiksi jäädä samat nimet. Eri revisiot menivät sekaisin ja alihankkijalle saattoi lähteä kumpi vain tieto, uusi tai vanha. Emme välttämättä saaneet selville, mitkä revisiot alihankkijoille oli lähetetty, Tala kuvailee lähtötilannetta.

toimitusjohtaja Topi Tala

Flow organisoi revisiointitiedot ja nopeuttaa tiedonhakua

Flow on ollut Talartilla käytössä vuodesta 2018 alkaen. Flow’n hankkimisen jälkeen Talart Oy:llä on voitu luottaa siihen, että nimikkeistö ja revisiointitiedot ovat järjestyksessä. Flow pitää niin työntekijät kuin alihankkijatkin ajan tasalla viimeisimmistä revisioista eli siitä, mikä on vanhaa ja mikä uutta tietoa. Paperien selaamisesta on päästy eroon.

Muutokset ovat nyt jäljitettäviä. On myös hienoa, että tuotanto voi käyttää Flow-järjestelmää itsenäisesti, jolloin suunnittelijalle jää enemmän aikaa suunnitella, Tala kuvailee.

Talart Oy käyttää Flow’ta myös asiakastietojen hallintaan. Flow’sta voidaan helposti tarkistaa, mitä tuotteita asiakkaalle on myyty. Tämän myötä muun muassa sopivien varasosien selvittäminen on yksinkertaista.

Parasta Flow’ssa on se, että se on organisoinut toimintaamme. Se on vastannut siihen tarpeeseen, johon se on hankittu. Löydämme tarvitsemamme tiedot saman tien, eikä tiedonhakuun liity enää mappien selaamista. Flow on tärkeimpiä työkalujamme, Tala sanoo.

Vuonna 1996 perustettu Talart Oy valmistaa pyörätuoleja mittatilaustyönä ja tarjoaa myös apuvälineitä esimerkiksi autoiluun ja harrastamiseen. Jukka Tala perusti yrityksen omien kokemustensa pohjalta. Hän käyttää itse pyörätuolia ja tietää käyttäjän tarpeiden ja toiveiden olevan aina yksilölliset. Kangasalalainen Talart Oy on ainut suomalainen pyörätuolivalmistaja.